《１》 　　　　「整理・整頓・清掃・清潔・躾」 　　　　　で質の高い会社をつくろう！ 　「整理・整頓・清掃・清潔・躾」こんな言葉を耳にしたことがあると思います。仕事をする上でもっとも大切な事柄であり、同時に、仕事をスムーズに進めていく上での基本中の基本となるものです。「５Ｓ」と一般的に呼ばれ、業績を向上させている企業では、日常の仕事の基本として実行されています。 　今月号より、この「５Ｓ」について、その内容、なぜ必要なのか？具体的にどうすればよいのか？等について考えていきたいと思います。みなさんの会社でもぜひ役立てていただければ幸いです。 ＜些細なミスが大事故に！＞ 　ある航空機事故の原因と思われる記事が新聞に載っていました。定期の分解整備の際に、ワッシャーを付け忘れ、作業後の点検でも漏らしてしまったというものでした。決められた手順に基づいて作業を行っていれば起こりえない事だったそうです。また、作業後の点検は別の作業員が行うことになっており、これもチェックシートに基づいて行っているので本来は起こりえないミスと書かれていました。 　ヒューマンエラー、うっかりミスなどと良く言われます。決められたことを決められたとおりにやっていれば、ミスは起こらないものですが、疲れていたり、悩みを抱えていたり、仕事上のストレスがたまっていたり、さまざまに条件が変化する中で、人間だからこそこうしたミスを起こしてしまうのかもしれません。 ＜ＦＡＸ１本で取引停止になった話＞ 　ある印刷会社でこんなことが起きました。印刷物の校正結果をお客様からＦＡＸで連絡をもらうことになっていたのですが、届いたＦＡＸを機器から取り出した者がＦＡＸ機器の横の棚に置き忘れ、そこに置いたことも忘れてしまいました。翌日、担当者がお客様にＦＡＸが届いていないと連絡したところ、「昨日送ったはず」と言われたものの、自分の机になく、社内の誰も受け取っていないと確認していたので、担当者はその場で「間違いなく届いていない」とがんばってしまったのです。お客様の方は仕方なく丸一日かけて校正をやり直したとのことでした。ところが、後日お客様からの要請でＦＡＸ機器を確認したところ着信記録があり、再度探したところ棚に置き忘れていた用紙を発見。お客様の怒りは想像に難くなく、その後の取引を停止されてしまったとの事です。 ＜５Ｓの意味＞ 　机の上やロッカーの中、また、工場内が清掃されず汚い状態になっており、書類や工具なども整理・整頓されておらず、何がどこにあるかわからない状態では効率も悪く、いい仕事はできません。 　「５Ｓ」は、仕事を合理的に進める上で非常に大切なものですが、それにとどまらず、前段でお話した航空機事故やＦＡＸの話のように、決められたことを決められたとおり実行できない会社は、つまらない些細なミスの積み重ねで、重大な事故や損失を発生させてしまうものなのです。こうした事故や損失を防ぐためには、日常の仕事を決められたとおりに実行できる体質を会社の中に作り上げていくこと、そのためには全社員が「５Ｓ」を身につけることが、出発点なのです。 ＜頭の整理も５Ｓで＞ 　仕事を多く抱えてしまうと誰しもパニックになり混乱してしまうものです。 　午後６時を回り、今日中に終えなければならない仕事を前にあせっているとき、お客様からの電話で新たな依頼があり、それをメモする暇もないうちに工場からトラブル発生の連絡…。お客様からの要件を忘れてしまうかもしれません。みなさんもこんな経験ありませんか？ 　まずは、毎日の仕事の前に、今日中に処理しなければならない仕事に順位を付けて一日のスケジュールを立ててください。翌日以降に回せるものは、いつ行うのかの予定を立ててください。今日中に行わなければならないものでも、どうしても一人ではやりきれないものにつていては、他の人（上司や部下、同僚）に依頼するか、お客様に予定の変更をお願いするか、いずれにしても何らかの手を打って乗り切らなければなりません。パニックや混乱するのを防ぐには、自分の能力と仕事量を調整し、仕事に余裕を持たせることが肝心です。 　実はこれこそが、自分の仕事の「５Ｓ」なのです。一日の仕事、一週間の仕事、一ヶ月の仕事を「整理・整頓」することによって仕事がスムーズに進むようになります。そして、そのことによって社員の頭の中も「整理・整頓」され、効率的に質の高い仕事ができるようになってくるのです。

《２》 　　　　５Ｓの基本的な意味をおさえたら 　　　　　　まずは「整理」から始めよう 【５Ｓの意味と基本】 　まず５Ｓの意味を確認しておきましょう。 �@整理：必要なもとの不必要なものを区分する（不必要なものはなくす、つくらない） �A整頓：「探す」を排除する（必要なときにすぐ使えるように正しく機能的に置く） �B清掃：ゴミや汚れをなくしてきれいにする（点検が一体となることが重要） �C清潔：「整理・整頓・清掃」が体質になり、衛生面・公害面も含めて保たれる �D躾（しつけ）：決められたことが確実に実行される体質になる（基本は訓練である） 　かなり簡単に述べましたが、これが５Ｓの基本と言えるものです。 　５Ｓの技術体系は現在ではかなり成熟し複雑化したものになっており、これをすべて学ぼうとすれば膨大な時間がかかります。同時に、自分の会社を良くするためには、自分の会社に合った５Ｓ運動をしなければなりません。ですから、まず、前述の「５Ｓの基本」で自分の会社を見直していくことから始めていくことが大切です。 　また、５Ｓは会社を良くしていく運動ですから、目的意識をもって進めていくことが大切です。そのポイントは、安全向上（労災防止）、能率・品質向上、トラブル防止となります。この辺りのポイントを忘れずに、まず「整理」から見ていくことにしましょう。 【整理とは？】 　会社でも自宅でも、物を整理せずに放って置くと、さまざまな物で溢れてしまいます。これでは必要なものが不必要なものの中に埋もれてしまって、いざ必要なものを探そうとしたときにずいぶん時間がかかってしまいます。 　まずしなければならないことは、その物の「必要度・重要度」により保管場所、管理方法を決めることです。これを層別管理といいます。 　具体的には、 �@１年以上使用しない物…廃棄する �A６ヵ月以上１年以内に１回しか使用しない物…倉庫　に保管する �B６ヵ月以内に２〜３回使用する物…部門の中のロッ　カー等に保管する 　１ヵ月に１〜２回は使用する物…同上 �C週に１回以上使用する物…職場の身近なところに保　管する 　この区別ができないために物が溢れてきてしまいますし、必要度・重要度の高い物と低い物がごっちゃになって、結局のところ整理ができない状態になってしまいます。 　物の能率・品質・安全を考慮した置き方は「整頓」の問題になりますので、現時点では考えなくてもいいでしょう。 【事務所の場合】 　事務部門で仕事をする人の一番の悩みの種は、自分が作った書類や受け取った書類の管理ではないでしょうか？ 　顧客との契約書や請求書、領収書などは性格がはっきりしていますから、定められた場所の定められたファイルに保管すれば良いことです。問題は、自分が作成し上司や顧客に渡した書類や会議などで受け取った書類です。あなたの机の上にはこうした書類が山のように詰まれていませんか？ 　その時点で書類の必要度・重要度を判断できれば良いのですが、進行中の課題やお客様と相談中、交渉中の資料などはとっておかなければならないものです。これを種類ごとのファイルを作ってすべて綴じこんでおくとなると、不必要なものと必要なものが混在してしまい、膨大な物を溜め込んでいくことになります。 　作成した時点や受け取った時点で、�@処分するのか、�Aファイルするのか、判断できないものについてはクリアファイル等を使って時系列順に自分の机の引き出し等に保管しておくのも一つの方法です。保管の期間中に使用したものは、時系列上の一番前に並べなおします。こうしておくと、使用した順にクリアファイルが並んでいくことになります。一番後ろはしまいこんでから１度も出したことのない資料ということになります。 　このクリアファイルの置けるスペースについてはあらかじめ上限を決めておき、スペースがいっぱいになったら一番古いものから内容を確認し、その時点でファイルする必要のないものは廃棄します。 　次回は、工場やサービス業の現場について考えてみましょう。